IDE verpflichtet sich uneingeschränkt zu höchsten ethischen Standards und zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in den Beziehungen zu allen seinen Partnern, Mitarbeitern, Kooperationspartnern, Kunden, Lieferanten und anderen Interessengruppen bei allen seinen Aktivitäten.
Um die Aufrechterhaltung des Systems für das Management von strafrechtlichen Risiken und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, hat das Verwaltungsorgan von IDE einen Ausschuss für die Einhaltung von Vorschriften eingesetzt und bevollmächtigt, der sich aus internen Experten zusammensetzt und ständig von Spezialisten für Unternehmensrisikomanagement beraten wird. Zu dessen Aufgaben gehört auch die Verwaltung des Ethikkanals.
IDE stellt seinen Mitgliedern und allen interessierten Parteien seinen Ethikkanal zur Verfügung, um vertraulich und sogar anonym jeden Verdacht oder jede Kenntnis von Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen eines IDE-Mitglieds in Ausübung seiner Funktionen zu melden, die Folgendes darstellen:
- einen Verstoß gegen das Recht der Europäischen Union (Rechtsverstoß);
- eine schwere oder sehr schwere straf- oder verwaltungsrechtliche Zuwiderhandlung;
- jeden Verstoß gegen die Werte, Handlungsrichtlinien oder Verhaltensnormen, die im Verhaltenskodex, in der Politik zur Prävention strafrechtlicher Risiken und in den übrigen internen Vorschriften von IDE enthalten sind.
Der Beschwerdeführer kann über dieses Formular auch ein persönliches Treffen mit dem Compliance-Ausschuss beantragen, um eine Mitteilung oder Beschwerde wie oben beschrieben zu formulieren. In diesem Fall wird der Compliance-Ausschuss ihn innerhalb von maximal sieben (7) Werktagen zu diesem Treffen einladen. Im Falle eines persönlichen Gesprächs und nach Einholung der ausdrücklichen und informierten Zustimmung des Hinweisgebers zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten wird das Gespräch auf eine der folgenden Weisen dokumentiert:
- Aufzeichnung des Gesprächs in einem sicheren, dauerhaften und zugänglichen Format.
- Vollständige und genaue Transkription des Gesprächs. In diesem Fall wird dem Hinweisgeber die Möglichkeit geboten, die Transkription des Gesprächs zu überprüfen, zu korrigieren und durch seine Unterschrift zu akzeptieren.
Ohne dass dies die bevorzugte Form für die Einreichung von Beschwerden darstellt und als Alternative zu diesem Ethikkanal von IDE, können Beschwerden über die externen Beschwerdekanäle bei der Unabhängigen Behörde für den Schutz von Hinweisgebern, gegebenenfalls bei den zuständigen Verwaltungsbehörden oder bei den Institutionen, Organen und Einrichtungen der Europäischen Union eingereicht werden.
Alle eingegangenen Beschwerden werden in ein Beschwerderegister aufgenommen, wobei jeder Beschwerde eine eindeutige Referenznummer zugewiesen wird, mit der sie während des gesamten Bearbeitungsprozesses identifiziert werden kann.
Alle Beschwerden können anonym sein, d. h. die Identifizierung der Person, die die Beschwerde einreicht, ist nicht obligatorisch, sondern freiwillig.
Es wird darauf hingewiesen, dass nur dann, wenn die meldende oder beschwerdeführende Person eine Anschrift, E-Mail-Adresse oder einen sicheren Ort für den Empfang von Benachrichtigungen angibt, ihr eine Empfangsbestätigung mit einer Referenznummer der Beschwerde zugestellt wird; IDE kann bei Bedarf zusätzliche Informationen anfordern und sie über die Annahme oder Ablehnung der Beschwerde und die entsprechende Entscheidung auf dem Laufenden halten.
Die Meldungen werden geprüft und untersucht, wobei versucht wird, sie innerhalb einer Frist von höchstens drei (3) Monaten nach Eingang der Meldung zu klären.
IDE erklärt, dass der Ethikkanal die folgenden Grundsätze erfüllt und die folgenden Garantien bietet, deren konkrete Ausgestaltung unter eingesehen werden kann. Verfahren zur Verwaltung des Beschwerdekanals :
- Höchste Vertraulichkeit.
- Garantie des Rechts auf Verteidigung, der Unschuldsvermutung und des Rechts auf Ehre.
- Garantie des Grundsatzes von Beweis und Widerspruch.
- Umgang mit Interessenkonflikten.
- Verbot von Vergeltungsmaßnahmen, einschließlich Drohungen und Versuchen der Vergeltung.
- Schutz personenbezogener Daten.
Dieses Formular darf nicht zu kommerziellen Zwecken verwendet werden.
PG.CP.05-05 Procedimiento de gestion del Canal Etico de.pdf